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Sanciones para empresas que no presenten cuentas anuales en el Registro Mercantil

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El funcionamiento de la contabilidad de una empresa y un autónomo es diferente.

Si has tomado la decisión de constituir una sociedad, será obligatorio presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil en el periodo establecido con una serie de normas estipuladas de antemano.

Hasta hace poco, no cumplir con el plazo decretado apenas suponía consecuencias negativas para las empresas y, por esto, muchas entidades se ahorraban este trámite. 

Pero todo esto ha cambiado con el Real Decreto 2/2021 y un nuevo régimen sancionador por no cumplir con las obligaciones establecidas, pudiendo acarrear multas de grandes cantidades de dinero.

Para evitar problemas con la Administración, te contamos en este artículo cuándo presentar las cuentas anuales, cómo hacerlo, documentación necesaria y sanciones por incumplimiento.

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¿Qué plazos hay para presentar las cuentas anuales?

Los administradores de las entidades, según la Ley de Sociedades de Capital, tienen la obligación de elaborar las cuentas anuales en un plazo de tres meses, empezando a contar desde el cierre del ejercicio. Esta fecha, de forma generalizada, coincide con el 31 de diciembre.

De este modo, se pretende dar a conocer las cuentas de cualquier entidad para que toda persona o sociedad que quiera consultar estos documentos, los obtenga a través de la información depositada en el Registro Mercantil.

Los autónomos deben llevar la contabilidad de su negocio, pero en ningún momento están obligados a presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Después de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio, una vez elaboradas, se presentarán a la Junta General para aprobarse.

¿Ya están aprobadas? Bien. Tienes un mes para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil (RM).

Tantas fechas a tener en cuenta igual te ha abrumado un poco, pero no te preocupes porque esto lo solucionamos con un sencillo ejemplo. 

Presta atención. Estás en enero de 2022 y debes presentar las cuentas del ejercicio anterior, es decir, del 2021. ¿Cuáles son los pasos a seguir?:

  1. Los administradores de la entidad se encargarán de formular las cuentas anuales hasta el 31 de marzo, tres meses tras el cierre del ejercicio.
  2. Hasta el 30 de abril se producirá la legalización de los libros contables, esto es, cuatro meses tras haber finalizado el ejercicio.
  3. Se presentan ante la Junta General para su aprobación hasta el 30 de junio (6 meses posteriores tras el cierre).
  4. Disponibilidad de depositar las cuentas en el Registro Mercantil hasta el 30 de julio, un mes más tarde de haber sido aprobadas.


En el caso que el cierre del ejercicio no coincida con el año natural, habrá 6 meses disponibles desde el cierre del ejercicio social para aprobarlas.

¿Qué consecuencias puedo sufrir si no presento las cuentas anuales dentro de plazo?

Las consecuencias que puede acarrear tu empresa si no presentas las cuentas anuales dentro del plazo pueden ser bastante graves.

Debido a la falta de sanciones por no presentar las cuentas en el periodo concertado, se establecieron nuevas medidas decretadas en el Real Decreto 2/2021 con efectos desde el 31 de enero de 2021.

A partir de esta fecha, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) comenzó a sancionar a aquellas empresas que no estuvieran cumpliendo con el plazo y la forma de presentación de las cuentas en el RM.

Este organismo, dependiente del Ministerio de Economía y Empresa, puede cerrar la hoja registral de manera provisional si no has depositado los documentos pertinentes en el periodo establecido.

presentar documentos de cuentas anuales

Esto quiere decir que no se podrá inscribir ningún otro documento en el registro, exceptuando los siguientes casos:

  • Revocación o renuncia de poderes.
  • Cese o dimisión de los Administradores, Gerentes, Directores Generales o Liquidaciones.
  • Disolución de la sociedad.
  • Nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

Además, el ICAC tiene la potestad de sancionar con multas por no depositar las cuentas anuales. Estas multas, detalladas en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, pueden comenzar desde los 1.200 euros a los 60.000 euros, dependiendo del tamaño de la empresa en función de los datos declarados en el último ejercicio.

Esta cifra puede acrecentarse hasta un límite de 300.000 euros cuando la sociedad o grupo de sociedades tengan un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros. La cuantía se aplicará para cada año de retraso.

En aquellas situaciones donde se hayan depositado las cuentas antes de iniciar el proceso sancionador, la multa se ejecutará en su grado mínimo y reducido en un 50%. 

Excepciones por presentar las cuentas anuales fuera de plazo

Si no presentas las cuentas anuales por no haber sido aprobadas por la Junta General, no se cerrará la hoja registral siempre que, a través de una órgano de administración con firmas legitimadas, se haya presentado una certificación que exprese la falta de aprobación de dichas cuentas.

Además, deberás presentar la certificación o copia del acta antes de la finalización del depósito de la documentación en el Registro Mercantil para evitar dicho cierre registral.

Bajo nuestro punto de vista, depositar las cuentas dentro del plazo concertado ayuda a mejorar la imagen de la empresa. El no hacerlo puede provocar rechazo por parte de clientes, proveedores o bancos para cerrar contratos e incluso conseguir financiación. En definitiva, genera desconfianza.

¿Cómo se presentan las cuentas en el Registro Mercantil?

Deberás presentarlas en la administración correspondiente al domicilio social de la entidad.

Una vez dicho esto, tienes tres formatos disponibles para hacer el depósito: en papel, CD o DVD y por vía telemática.

📄 Formato papel

Lo primero, descarga los modelos en pdf desde la web del Colegio Oficial de Registradores o en el Ministerio de Justicia.

Cuando lo hayas descargado, rellena el modelo y recoge la siguiente documentación que deberás presentar de forma presencial con las cuentas:

  • Instancia de presentación.
  • Datos generales de identificación.
  • Certificado de aprobación de las cuentas anuales en Junta General.

💽 Formato CD o DVD

Para este formato, necesitarás el programa D2

Todos los documentos generados con este programa no podrán presentarse en papel al ser formatos diferentes. Y estos son:

  • Impreso de presentación.
  • Certificado de huella digital.
  • Certificado del acta de la Junta.


El resto de formularios deberán incluirse en el CD a través de la opción del programa “Gestión de documentos”.

📲 Telemática

¿Te manejas bien con la tecnología y prefieres hacerlo todo a través de internet? Adelante.

¿Cómo? A través de la web del Colegio de Registradores. Te explicamos los pasos a seguir:

  1. Solicitar una firma electrónica, si aún no la tienes. Puedes hacerlo desde esta misma institución.
  2. Descarga el programa D2.
  3. Completa los datos desde la misma plataforma o importa el archivo una vez listo.
  4. Remitir el depósito al RM a través de la web del Colegio de Registradores.


Tras presentar las cuentas anuales, podemos haber incurrido en
errores al realizar algunos cálculos

De todas maneras, no es motivo de preocupación puesto que pueden corregirse con sencillez. Eso sí, según un formato u otro, procederemos a la rectificación de un modo diferente:

  • Para la modalidad papel y CD o DVD, llevarás un justificante de presentación y una solicitud de corrección donde señales los errores cometidos y los cambios realizados al respecto. Todo esto lo harás de manera presencial en el Registro Mercantil.
  • Por vía online será mucho más fácil. Presentas los documentos con las correcciones establecidas y ¡listo! 

Un dato importante: para cualquier modificación de las cuentas anuales, primero debes contar con la aprobación de la Junta General de la sociedad.

Desde Tauro, disponemos de un programa de facturación para evitar estos errores desde el primer momento y puedas cumplir con las fechas establecidas sin que la Administración pueda poner ni una sola pega.

Toda la información estará disponible para consultarla en cualquier situación y hacer un chequeo de todos los datos.

¡Adiós preocupaciones!

presentar cuentas anuales por via telematica

¿Qué documentación debes presentar?

Las cuentas anuales conforman un único registro que integran los siguientes cinco documentos, cuatro de ellos son estados financieros y el último conforma la memoria de la empresa. Así quedarían desglosadas:

  • Memoria.
  • Balance.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • Estado de flujos de efectivo.

De igual manera, deberás presentar el certificado de aprobación de cuentas, la instancia de presentación, el informe de acciones o participaciones propias y una hoja con los datos generales de identificación.

Además de estos documentos obligatorios, pueden exigir estos otros informes:

  • Informe de gestión.
  • Informe de auditoría.
  • Informe de distribución de resultados.
  • Informe de impacto medioambiental.


Un último apunte
: el Plan General de Contabilidad 2021 establece que las empresas que presenten balance y memoria abreviados, no tendrán la obligación de presentar el estado de cambios en el patrimonio neto ni el estado de flujos de efectivo.

Conclusión

Tener las cuentas anuales bien organizadas te librará de unos cuantos sustos y problemas inesperados, además de ahorrarte una buena sanción si lo presentas en el tiempo que establece la ley.

Las empresas inactivas deberán tener mucho cuidado si no llevan a cabo sus obligaciones con el Registro ya que la legislación estará al tanto para evitar las llamadas empresas fantasmas.

Aún así, queda pendiente por definir algunos asuntos relacionados con la retroactividad o no de la normativa y a partir de qué ejercicio se aplica la sanción.

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