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¿Cómo integrar un programa de facturación en Prestashop?

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¿Qué le sucede a tu tienda online? ¿Pierdes mucho tiempo en la facturación de tu empresa y no sabes cómo solucionarlo? 

La creación de un ecommerce no se limita única y exclusivamente a vender el producto, si no que habrá que tener en cuenta al resto de departamentos para lograr la máxima eficiencia de tu negocio.

Muchas tiendas online han optado por utilizar Prestashop para la gestión de su proyecto puesto que es un gestor de contenidos muy completo e intuitivo.

Lo que no saben es que integrar su ecommerce con un programa de facturación, les permitirá automatizar las facturas y tener todo el control del negocio sin tener que gastar tiempo excesivo en tareas rutinarias.

Por ello, hoy vamos a hablar de cómo integrar un programa de facturación con Prestashop y todos los beneficios que puedes extraer de este tándem.

¿Qué te parece si empezamos con ello?

integracion programa de facturación con prestashop

¿En qué consiste los Prestashop Addons?

Quizás hayas oído hablar muy por encima de los Prestashop Addons o si llevas poquito tiempo trabajando con esta plataforma, este concepto te suene un poco a chino.

De una manera u otra, te explicaremos de forma breve qué son y cuál es su función.

Un addon es un módulo o complemento que añade funciones extras para mejorar el desarrollo de tu ecommerce. Si conoces el gestor de contenidos WordPress, sería el equivalente a los pluggins.

Estas extensiones pueden ayudarte a mejorar el servicio con tus clientes, aumentar el tráfico hacia tu tienda, potenciar el área logística y, por supuesto, progresar en la gestión de tu negocio facilitando los procesos administrativos de facturación y contabilidad. 

Recuerda que, el objetivo es automatizar la facturación de tu ecommerce de forma rápida y sencilla.

¿Cómo funciona la integración?

La facturación de una tienda online puede parecerte sencilla al comienzo de tu camino como emprendedor.

Pero, ¿qué ocurre cuando el volumen de ventas despega tan rápido? 

De un día para otro te has encontrado con un montón de facturas que:

  • No sabes cómo gestionar,
  • o no te da la vida para gestionarlo.

     

En este punto, es donde descubres que es un proceso más complejo de lo que parece.

Este es el momento dónde deberás entrar en acción con tu programa para hacer facturas. Al integrarlo con tu plataforma de ecommerce, las facturas generadas por la compra de tus clientes pasan de forma automática a tu software o herramienta de facturación.

¿Resultado? Evitar picar a mano las facturas y automatizar tus procesos. ¡Toda una maravilla!

Venga va. Veamos un ejemplo para terminar con cualquier duda que haya podido quedarse en el aire.

Imagina que tienes una tienda online de zapatillas. Llega un cliente a tu página web y compra dos pares.

En el instante que esa persona realiza el pago, la factura se genera en Prestashop y al mismo tiempo en el programa de facturación. Fácil y sencillo, ¿no crees?

¿Cómo integrar un addon en Prestashop?

Nos ponemos en marcha con el meollo del asunto: cómo integrar Prestashop con tu módulo de facturas.

Lo primero de todo, será descargar el addon o módulo desde la tienda de la plataforma. Si eso te suena raro, sería el equivalente a Android con su Play Store. ¿Ves el símil? Estupendo.

No te agobies de primeras, verás que siguiendo los pasos lo harás en un abrir y cerrar de ojos.

Para efectuar la descarga:

  1. Dirígete al panel de control o administración. 
  2. Bien ¿ya estás ahí? Pasemos entonces a la sección «Módulos» y, a continuación  «Catálogo de módulos».
  3. Aquí, tendrás disponible todo el catálogo de productos. Ve hacia el buscador y escribe el nombre de tu programa de facturación.
  4. Instálalo y ¡listo! Ya tienes integrado el módulo.

📻 #InfoTauro: si tu gestor de facturas no es un addon oficial, lo descargarás en formato ZIP para subirlo a Prestashop en la sección de Módulos y Servicios.

Ahora bien, para conectar Prestashop con tu programa de facturación y funcione de manera correcta, tendremos que configurarlo.

Te mostramos los pasos a seguir para su configuración:

  1. Dirígete al panel de administración de tu sistema de facturas.
  2. En el apartado configuración, haz clic en la sección “Integraciones” y activa la API.
  3. Ahora, ya conoces tus credenciales para definir la clave de API y la API secreta.
  4. Copia los datos y vuelve a Prestashop para añadirlos en el módulo de tu herramienta de facturación. No te olvides de pulsar el botón “guardar”.


Estas fases se cumplen, por norma general, para cualquier programa de facturas, pero es conveniente consultar con el soporte para ejecutar el procedimiento sin errores.

Para finalizar, deberás definir la plantilla
con el estado de los pedidos, la numeración y otros datos que quieras personalizar.

Comprueba que todo está en orden

La integración está completada, pero no tenemos la total certeza de que funcione de forma correcta. 

¿Cómo solucionarlo? Haremos una prueba.

Haz un seguimiento de las facturas posteriores a la conexión del módulo con Prestashop y confirma que los mismos datos aparecen en ambas plataformas.

Primero, ¿aparece en el software de facturación la compra realizada? Perfecto. Pasemos al siguiente punto. 

Comprueba que se ha procesado el cobro y los albaranes correspondientes se han creado.

En último lugar, si en el inventario se ha descontado esa unidad, está todo bien.

Al inicio, sobre todo, tendrás que echar un vistazo a las transacciones para ver que se actualiza en tiempo real y todo funciona como debería. 

¿Qué ventajas tiene integrar Prestashop con un programa de facturación?

Hemos nombrado que una de las claras ventajas que obtendrás al integrar Prestashop con tu programa de facturación, es el ahorro importante de tiempo.

Pero, ¿esto es todo lo que voy a conseguir?

Por supuesto que no. Los beneficios son numerosos y si quieres avanzar en tu proyecto sería necesario llevar a cabo una implementación como esta.

Sin más dilaciones, pasamos a detallar cada una de las ventajas.

Información centralizada

Controlar toda la facturación desde tu ecommerce puede ser un auténtico caos. Descargar informes en excel y ejecutar operaciones a mano con los posibles errores que puede haber por el camino.

Con un módulo de facturas integrado en tu Prestashop, tendrás toda la información centralizada y una visión global del negocio.

Y no solo de las ventas procedentes de tu canal directo online, sino las ventas obtenidas de algún marketplace o procedentes de tu tienda física.

Toda esta información la tendrás en tu panel de control con la garantía de que los datos son correctos.

Es más, podrás visualizar gráficos sobre la evolución de tu facturación mes a mes, de un año a otro y en base a ello, tomar decisiones estratégicas de mejora.

Y qué alegría olvidarse de las tareas manuales. Ahora, los procesos están automatizados y tú ahorrarás tiempo, pero también dinero.

Gestión de la tesorería

Cualquier autónomo o empresa sabe lo importante que es gestionar la tesorería de un negocio.

En muchos casos, cuando no se cuenta con un programa de facturación es difícil controlar la liquidez. Algunos cabos se quedan sueltos y es difícil saber de cuánto disponemos para tomar una decisión u otra.

Visualizar los cobros y pagos a través de gráficos sencillos es de vital importancia. El control de las entradas y salidas de dinero lo tendrás en un único panel para conocer la situación en tiempo real.

Además, tendrás claro cuánto pagar de IVA e IRPF y todo la visión será muy precisa.

Anticípate y prevé todos los pagos a los que tendrás que hacer frente.

Facturas digitalizadas

No vamos a descubrir ahora mismo la penicilina y como perfectamente sabrás, la gestión de tickets y facturas es fundamental para la contabilidad de tu tienda online o cualquier tipo de negocio.

Si llevas muchos años como empresario, te acordarás de picar datos hasta la saciedad. 

¡Vaya rollo!

Con la era de la digitalización, los programas de facturación te ofrecen la oportunidad de tener tus facturas digitalizadas y evitar completar un montón de datos de forma manual.

Asimismo, es recomendable mantener los gastos durante un mínimo de 6 años por la sencilla razón de que Hacienda puede exigirlos como justificante de tu actividad económica.

Seamos sinceros, algún impreso en papel se ha quedado en el limbo y cómo tengas algún descuadre, apaga y vámonos. 

Desde Tauro, puedes escanear tus gastos y guardarlos en el móvil u ordenador con la ventaja de disfrutar de un espacio casi infinito. Todo almacenado y bien ordenado para localizarlos en caso de ser necesario.

Así es como funciona nuestro sistema:

1️⃣ Fotografía y arrastra el archivo.

2️⃣ Escaneamos tus tickets y facturas por nuestra IA (no por arte de magia) y rellenamos todos los campos de forma automática.

3️⃣ Descárgalos si lo crees necesario para compartirlo o extraer algún dato en concreto.

4️⃣ Compártelo con tu gestor de confianza (si lo tienes) y te asegurarás de no tener problemas en las declaraciones previstas.

Gestoría integrada

Muchos softwares de facturación también incluyen un servicio de gestoría integrado para agilizar, aún más, los trámites.

Igual piensas hacer las declaraciones por tu cuenta, pero con tanto volumen de facturación te resultará más costoso y no dispondrás del tiempo suficiente. Como hemos dicho numerosas veces, el tiempo vale oro y debes centrar la atención en tu negocio y no en los meros trámites administrativos.

En Tauro, tienes la posibilidad de conectar tu actividad con una gestoría. Sí, la que tú quieras. Déjate aconsejar a efectos fiscales y evita los imprevistos de última hora con la Agencia Tributaria.

gestoría integrada con tauro

Conclusión

A medida que el volumen de facturación de tu tienda online crece a gran escala, emplear métodos arcaicos o manuales se convierte en un proceso insostenible.

No tienes que responder ahora mismo, pero ¿de verdad crees que es sustentable en el tiempo? ¿Puedes multiplicar tus horas de forma infinita?

Tarde o temprano, te darás cuenta que necesitas delegar y apoyarte en sistemas que vayan de la mano de tu negocio y lo hagan crecer hacia el objetivo planteado.

Esto es lo que nos ofrece un programa de facturación. Las tareas se simplifican y todo queda automatizado

Comprobaste de primera mano que conectar tu Prestashop con una herramienta de facturas no tiene complejidad alguna y las ventajas que te ofrecen ambos sistemas permitirán desarrollar tu proyecto hacia lo más alto.

Optimizar los recursos disponibles es un factor clave en la época que estamos viviendo y solo así, te diferenciarás de la competencia.

Si has completado todo el proceso ¡enhorabuena! 

¿Aún tienes alguna duda por resolver? Cuéntanos en comentarios y estaremos encantados de echarte un cable 😃.

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