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Nuevo reglamento software de facturación – ¡Actualizado!

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La mejor newsletter para autónomos

Portugal, Francia o Alemania están adoptando nuevos sistemas para legislar la factura electrónica. 

La enorme evolución de la era tecnológica ha llevado a adoptar novedades legislativas también para empresarios y autónomos.

Al igual que en el resto de países europeos, España quiere dar un paso más en el proceso de digitalización con los sistemas de facturación e informáticos a través de la aprobación de la Ley de Creación y Empresas el pasado mes de noviembre.

Además de aportar ventajas a los autónomos y empresas, supondrá todo un cambio para sus software de facturación que tendrán que cumplir una serie de requerimientos. Te contamos a continuación toda la información que debes tener a mano sobre el nuevo reglamento de facturación.

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La revolución de los sistemas de facturación

La digitalización en el ámbito legislativo no es una cuestión que sólo estemos viendo en España.

Desde 2021, la revolución de los sistemas de facturación se vio reflejada en otros países europeos donde existe la necesidad de legislar las facturas electrónicas y marcar una serie de obligaciones para regular el sistema.

Países como Chipre o Noruega, están avanzando para instaurar un nuevo reglamento relacionado con la facturación electrónica que se ha visto retrasado por la pandemia de la que todavía quedan secuelas a cualquier nivel.

Tarde o temprano, este asunto aterrizaría hasta el ámbito empresarial, afectando tanto a empresarios como autónomos.

¿Qué ocurre con España? La Agencia Tributaria está apostando también por la aplicación de nuevas tecnologías.

En el año 2017 ya se lanzó con el SII para la declaración del IVA en tiempo real, aunque en la práctica surgieron confusiones y discrepancias que se multiplicaron.

📻 #InfoProckett: El Suministro de Información Inmediata (SII) es una metodología que lleva los libros de registro del IVA de las empresas en tiempo real a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Es de carácter voluntario, excepto aquellas que deban presentar el IVA mensual.

Incluso algunas comunidades han avanzado en mayor medida hacia la nueva era de los sistemas de facturación. Así sucede con el País Vasco y la implantación de su nuevo procedimiento TicketBAI, donde las empresas con sistemas de facturación deben cumplir con una serie de condiciones, remitiendo las facturas en el mismo momento que se generan con solo un código.

Este mismo sistema quiere replicarse al resto de comunidades autónomas, aunque con aplicaciones diferentes.

Proyecto de Real Decreto 21 de febrero 2022

En el Proyecto de Real Decreto (21 de febrero de 2022) se crea en primera instancia, para atajar problemas de contabilidad que incurren en fraudes al no registrar algunas operaciones y alterar la facturación fácilmente.

Después, la normativa amplía su horizonte con objetivos orientados a la necesidad de adaptarse a la digitalización en el entorno empresarial, haciendo obligatorio el uso de la factura electrónica que tanto crecimiento ha experimentado en los últimos años.

No te asustes de antemano, este proceso se realizará de manera gradual para adaptarse al nuevo ecosistema de manera correcta.

Este nuevo proyecto de ley forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia, ayudas proporcionadas por la Unión Europea para paliar el fuerte impacto que ha tenido la pandemia a nivel social y económico.

El nuevo reglamento de facturación de la AEAT reducirá la morosidad en las relaciones comerciales y se ahorrarán costes, además de acelerar la competitividad en un entorno globalizado.

Veamos de manera resumida los objetivos de esta nueva normativa:

✅ Asegurar que se emitan todas las facturas de las operaciones realizadas por autónomos y empresarios.

✅ Todas las operaciones se deberán grabar en el sistema de forma inmediata para que ningún dato sea manipulado.

✅ El receptor de la factura, empresa o particular, podrá comprobar si la información reflejada en la factura es correcta.

✅ Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

✅ Garantizar autenticidad y trazabilidad de los datos registrados a través de sistemas de seguridad que eviten la falsificación de los datos de facturación.

✅ Conseguir un reparto más equitativo que desencadenen en una mayor igualdad.

Para que todo esto llegue a buen puerto, los sistemas de facturación e informáticos deben adoptar una serie de medidas que se ajusten al nuevo reglamento y que explicaremos en los siguientes apartados.

reglamento software facturacion

Sistemas informáticos de facturación y suministro de información

Los sistemas informáticos de facturación tendrán que llevar a cabo una serie de requerimientos, pero también querrás saber si estás obligado o no a adaptarte a este nuevo reglamento, ¿no es así?

Estarán obligados a instaurar el nuevo sistema de facturación, los contribuyentes que tributen por:

  • El Impuesto de Sociedades, exceptuando entidades parcial o totalmente exentas.
  • El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas (autónomos empresarios o profesionales).
  • El Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas a través de establecimientos permanentes.
  • Las entidades de régimen de atribución de rentas que desarrollan actividades económicas (es decir, sociedades que no tienen personalidad jurídica, pero tienen actividad económica: algunas sociedades civiles, comunidades de herederos, de bienes y de propietarios)

 

Es conveniente aclarar que los sujetos pasivos del IVA no se nombran en este proyecto de ley, pero cuidado. Muchos quedarán afectados por este reglamento.

Por supuesto, habrá casos excepcionales que no entrarán en la nueva metodología de facturación. Tal es el caso de los establecimientos permanentes que se encuentren fuera de territorio español o aquellos autónomos o empresarios que se rijan bajo los regímenes especiales de recargo de equivalencia y simplificado del IVA.

Pero esto no es todo, los sistemas de facturación tendrán la obligación de incorporar una declaración responsable del cumplimiento de los requisitos necesarios. 

Ahora bien, la empresa puede optar por dos vías para el cumpliento de sus obligaciones. Bien a través de dichos sistemas de facturación adaptados o a través de la aplicación informática de la AEAT.

Características de los sistemas informáticos

Como hemos venido avanzando hasta ahora, los sistemas informáticos deberán cumplir una serie de características para el correcto cumplimiento del nuevo reglamento de facturación

Te contamos cuáles son de forma breve y concisa.

🔏 Protección de los datos de facturación

Siempre se debe garantizar la protección de los datos de facturación sin sufrir alteración ni manipulación por ninguna de las partes implicadas.

🏎️ Carácter periodico

Los datos deben transferirse de forma inmediata, es decir, en el momento que se genera una factura se envía a la Agencia Tributaria en tiempo real para evitar alteraciones en la facturación.

📥 Seguimiento de los datos registrados

Para realizar un seguimiento de los datos registrados de forma sencilla y fiable, los sistemas informáticos deberán integrar un sistema de funcionalidades. Del mismo modo, la Administración podrá extraer los datos siempre y cuando los necesite.

📅 Registro de eventos

Las operaciones realizadas en el sistema informático se reflejarán en un registro de eventos. De esta manera, todas las interacciones producidas estarán controladas y si ha habido alguna acción chocante se podrá investigar.

Requisitos de los sistemas de facturación

Según detalla el apartado 8 del Proyecto de Real Decreto, los sistemas de facturación deben cumplir los siguientes requisitos para estar contemplados dentro de la legalidad:

  • Por cada entrega de bienes o servicios se enviará un registro de facturación de forma automática o anterior a la expedición de la factura.
  • El sistema de facturación debe poder enviar a la Agencia Tributaria toda la información en tiempo real, garantizando en todo momento la seguridad de los datos transferidos.
  • Cada uno de los registros producidos deberá incluir una huella o hash. 
  • Todos los registros deberán estar firmados de manera electrónica, exceptuando aquellos que utilicen los sistemas de emisión de facturas verificables o VERI*FACTU.

 

📻 #InfoProckett: ¿Sabías que? La función hash es un algoritmo matemático que garantiza la seguridad de los datos transferidos y da como resultado una cadena alfanumérica. Cualquier cambio producido alteraría esta enumeración y sabríamos que el documento ha sido alterado.

De todas maneras, si has incurrido en algún error en la factura al generar el registro, puedes anularlo mediante un nuevo registro.

Todo registro de facturación tiene que incluir los datos que hasta ahora ya aplicábamos en las facturas como los datos fiscales del emisor y cliente, fecha de emisión, numeración, etc. 

Con el nuevo reglamento de facturación, tendrás la obligación de incluir también la siguiente información:

🔑 Código de identificación del sistema informático utilizado.

🔑 Código identificativo de carácter alfanumérico.

🕒 Fecha y tiempo (hora, minuto y segundo) del registro de alta.

De igual forma, se empleará dicha información para los registros de anulación.

Por último, los sujetos del IVA que empleen el SII, en un principio no deberán especificar estos datos descritos, aunque todavía no está definido de forma exacta en el nuevo proyecto.

reglamento software facturacion 2022

Posibilidad de remisión de la información a la AEAT

Hasta el momento, la normativa sólo exigirá que los sistemas informáticos estén capacitados para remitir la información a la AEAT de forma simultánea.

Es una manera de realizar el cambio con suficiente tiempo y no nos pille desprevenidos cuando se convierta en una obligación para todo autónomo o empresa.

Todo sistema de facturación que quiera presentar de forma voluntaria una remisión de los registros, se le considerará sistema de emisión de facturas verificables o VERI*FACTU. 

Esto es, que cumpla con las especificaciones establecidas en la ley antifraude y sean capaces de transmitir la información a la Administración tributaria en tiempo real y de manera continuada.

Dichas facturas deberán incluir el concepto “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VERI*FACTU” para que el receptor pueda comprobar si los datos emitidos son correctos o no a través del código QR disponible en la factura.

Integración de los registros de facturación en los libros registros

El nuevo reglamento de facturación permitirá que la información remitida a la AEAT se incorpore también a los libros de registro y se facilite llevar al día su gestión con instrumentos necesarios que permitan completar la información precisa en la sede electrónica.

Por otro lado, como receptor de facturas de empresas o autónomos que empleen el sistema VERI*FACTU, podrás comprobar la información de dichos documentos y también descargarlos para incluirlos en tus libros de registro.

Verificación por parte de la AEAT

Para un correcto cumplimiento del sistema, la verificación por parte de la AEAT será necesaria y podrá llevarlo mediante dos vías:

  • Si así lo requiere, la Agencia Tributaría podrá aparecer en persona para exigir el acceso al sistema de facturación, consulta, copia o descarga.
  • La AEAT podrá reclamar la información necesaria en formato electrónico por medio de la sede electrónica o a través de soporte físico.


¡Ojo! No solo el contribuyente tendrá una serie de obligaciones con la Administración. Los sistemas de facturación también estarán bajo vigilancia para verificar que se cumplen los requisitos mencionados con anterioridad.

Modificación del Reglamento de facturación

La modificación del Reglamento de facturación implicará una serie de cambios que se verán reflejados en las facturas. Estos son:

  • Numeración específica para las facturas emitidas con el nuevo sistema de facturación establecido. Para las facturas simplificadas la numeración diferenciada será optativa.
  • Cualquier tipo de factura incluirá el código QR y el código identificativo.
  • En toda factura se mencionará la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

Facturación electrónica

A día de hoy, la facturación electrónica no tiene carácter obligatorio en territorio español, exceptuando las administraciones públicas que debieron instaurarlo en 2015.

No procedemos de una tecnología específica o un sistema estandarizado para esta nueva modalidad digitalizada.

Al igual que nuestros países vecinos, hemos decidido apostar por la facturación electrónica. Su uso se ha expandido de forma notable, sobre todo, a raíz del comienzo de la pandemia con la necesidad de adaptarse a las nuevas circunstancias acontecidas.

El Anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas aún se encuentra en fase de tramitación, pero con un objetivo claro: implantar la factura electrónica para empresas, autónomos y determinados particulares.

Según el tamaño de las empresas, existen dos fases de implementación:

  • Fase 1. Las empresas que facturen más de 8 millones de euros, tendrán un plazo de un año tras la publicación de la ley.
  • Fase 2. El resto de empresas y autónomos tendrán un plazo de dos años a partir de la publicación.


La implementación del nuevo reglamento
dará lugar a sistemas estandarizados de la facturación electrónica con los siguientes beneficios:

🎯 Más transparencia en el intercambio de bienes y servicios.

🎯 Menor morosidad en las operaciones comerciales realizadas al disponer de un código que te facilita toda la información.

🎯 Se ahorra en costes de transacción.

🎯 Mayor competitividad al digitalizarse los procesos.

Es más, como autónomo también tendrás el derecho de verificar las facturas como cliente al comprar productos o servicios a otras empresas necesarios para desarrollar tu actividad económica. Al final, sabrás si tus proveedores están realizando todas las operaciones dentro de los límites legales.

Conclusiones de Prockett

Apostar por un software de facturación sencillo y seguro te reportará numerosos beneficios para tu negocio como, por ejemplo, el asegurador de facturas anti-morosidad.

Además de esto, el nuevo reglamento de facturación ayudará a eludir errores y agilizar el cobro con tus clientes, evitando la morosidad gracias al registro de operaciones establecido.

Ahorrarás en costes y agilizarás trámites fiscales. Es más, como cliente también tendrás a tu alcance la posibilidad de constatar que la contraparte está ejecutando sus obligaciones fiscales correctamente, un plus de seguridad que te tranquilizará.

Hablamos de un proyecto de ley con conceptos pendientes por detallar, pero que supondrán todo un avance hacia la implementación definitiva de la facturación electrónica.

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