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Gasto reembolsable: definición, ejemplos y características

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Es posible que te hayas encontrado con este término, o incluso que en tu trabajo te lo hayan requerido, pero que no tengas del todo claro a qué se refiere. Por esta razón, te ofrecemos un breve artículo en el que te explicaremos todo lo necesario para que entiendas qué es un gasto reembolsable.

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¿Qué es un gasto reembolsable?

Un gasto reembolsable es aquel que hace el proveedor de un servicio en desempeño de su trabajo y que, por ser parte del servicio que presta, deberá costearlo el cliente. Estos gastos se incluyen en la factura total del servicio que presta el proveedor y que el cliente le deberá abonar.

Ejemplos de gastos reembolsables

Algunos ejemplos de los gastos reembolsables más comunes son:

🥖🥤 Gastos en comida y bebida.

🏨🏡 Alojamientos en hoteles, hostales, etc.

⛽🚘 Gastos de gasolina.

✈️🛳️ Transportes (billetes de avión, de tren, de ferris, etc.).

🔧🔩 Materiales o productos para realizar el servicio.

👩🏻‍💼🧑🏻‍⚖️ Servicios de terceros que el proveedor necesite contratar (técnicos, arquitectos, abogados…)

🖥️💽 Gastos de internet y de softwares informáticos necesarios para la prestación del servicio.

¿Cómo facturar un gasto reembolsable?

Un gasto reembolsable debe facturarse con el IVA desglosado, así como cualquier otra retención que conlleve la factura. Así pues, un gasto reembolsable se debe incluir en la factura como un concepto más.

Cosas que debes saber sobre los gastos reembolsables

Los gastos reembolsables, por lo general, deberán ir siempre legitimados mediante ticket o factura, para poder justificar dicho gasto ante el cliente que lo debe pagar.

Además, debe estipularse en el contrato inicial que estos gastos se van a dar y que se incluirán a la factura final que el cliente deberá pagar al proveedor del servicio contratado.

escaner gastos

Diferencias entre gastos reembolsables y suplidos

Como hemos visto, el gasto reembolsable es un gasto que va a nombre del proveedor y que paga el proveedor, aunque después el cliente se lo abona. En cambio, un gasto suplido va a nombre del cliente, aunque el proveedor adelanta el pago; luego el proveedor le factura el dinero correspondiente al cliente.

Otra diferencia es que el gasto suplido se le factura al cliente sin aplicar IVA ni retenciones, y no se le puede considerar “ingreso” en cuanto al IRPF.

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