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Cuentas anuales: ¿Cómo y cuándo presentarlas?

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Todo negocio teme el momento en que debe presentar las cuentas anuales, ya que un simple error involuntario puede costarle muy caro.

Cualquier, pyme o autónomo, además de dirigir el día a día de  su negocio, debe llevar la contabilidad de éste de una forma perfectamente detallada, ordenada y rigurosa. Estas cuentas deben entregarse al Registro Mercantil en un plazo concreto y debe cumplir ciertas normas de forma y contenido, que de no cumplirse, se podría estar incurriendo en una falta.

Es bastante agobiante, lo sabemos. Por eso, desde Prockett queremos orientarte e intentar resolver las dudas que puedas tener al respecto.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son la información contable y económica que, una vez al año, las empresas deben recopilar y presentar en el Registro Mercantil. Esta operación es obligatoria y todo negocio está obligado a hacerla. 

 

¿Quién debe presentar las cuentas anuales?

Las empresas y negocios que están obligadas a recopilar su balance económico y contable y presentarlo en el Registro Mercantil, son:

  • Sociedades Anónimas.
  • Sociedades de responsabilidad limitada.
  • Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
  • Fondos de pensiones.
  • Por lo general, cualquier empresa está obligada por ley a hacer públicas sus cuentas anuales.
 

Te enseñamos cómo y cuándo presentar tus cuentas anuales

Las cuentas anuales deben realizarse y presentarse al Registro Mercantil cada doce meses. Toda la información necesaria que forma parte de las cuentas anuales de la empresa, debe estar recopilada en un plazo máximo de tres meses a partir del día en el que finaliza el ejercicio económico. O sea que, por lo general, el plazo máximo para que una empresa tenga formuladas sus cuentas anuales es el 31 de marzo.

 

Documentación e información que deben incluir las cuentas anuales

Las cuentas anuales son, en verdad, un único documento, y como tal debe ser presentado, pero consta de varios sub-documento contables, económicos y financieros de la empresa. Podemos decir que las cuentas anuales están integradas por cinco documentos, de los que cuatro son “estados financieros” y el quinto una memoria general.

Estos cinco documentos son:

  1. Balance.
  2. Cuenta de pérdidas y ganancias.
  3. Estado de cambios del patrimonio neto.
  4. Estado de flujos de efectivos.
  5. Memoria.

Aparte de estos cinco documentos, que son los principales y obligatorios, cabe la posibilidad de que se exija la presentación de otros, como:

  • Informe de gestión.
  • Informe de autocartera.
  • Informe de auditoría.
  • Informe de impacto medioambiental.
presentacion cuentas anuales

Legalización de los libros contables

A continuación, debemos proceder a la legalización de los libros contables de nuestra empresa. Esto debemos hacerlo durante los cuatro meses a partir de que finalice el ejercicio contable; esto es, antes del día 30 de abril.

Se trata de dos libros o documentos:

📓 Libro diario: integra los registros de la actividad de toda la empresa.

📓 Libro de inventarios y cuentas anuales: registra el balance económico inicial de la empresa y luego, cada tres meses como mínimo, registra el balance de sumas y sueldos, actualizando así el estado económico y financiero de la empresa. Al terminar el ejercicio económico, se hace un registro y balance final.

Estos libros, junto con las cuentas anuales que hemos visto más arriba, deben presentarse en el Registro Mercantil Provincial, según cuál sea el domicilio social de la empresa.

 

Aprobación de la cuenta anual

En el plazo máximo de seis meses desde que terminase el ejercicio económico, la empresa debe convocar una junta general que apruebe las cuentas anuales. De esta forma, las cuentas deben estar aprobadas antes de la fecha límite del 30 de junio.   

 

Por último: acude al Registro Mercantil

Y ya, por fin, el último paso: presentar toda la documentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esto debe hacerse en el plazo máximo de un mes desde la aprobación de dichas cuentas por la junta general de la empresa, o sea, antes del 30 de julio.

Las cuentas anuales se pueden presentar en papel, acudiendo al Registro Mercantil Provincial de la provincia donde esté el domicilio social de la empresa, y mediante una instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y los demás documentos que se exijan debidamente cumplimentados.

Aquí te dejamos un enlace a todos los formularios que debes cumplimentar.

También puedes presentarlos en soportes digitales como en CD o DVD; para ello debes presentar en el Registro Mercantil Provincial:

  • Instancia de presentación.
  • Certificado de aprobación de las cuentas.
  • Certificado de huella digital firmado.
  • El CD o DVD en el cual debe haber un fichero Zip con las cuentas anuales.

 

Por último, puedes presentar las cuentas anuales por internet. Para ello, debes enviar las cuentas anuales de tu empresa a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Ten presente que para esta gestión debes tener una firma digital.

Para realizar dicho trámite, y para acceder a manuales de cómo hacerlo, puedes visitar la página web del Colegio de Registradores: Colegio de Registradores de España.

cuentas anuales

Ya tengo presentada las cuentas anuales… pero tengo un error

Si este es el caso, es muy probable que el fallo esté en las fechas que has registrado, ya que el error más común suele ser este. Si es tu caso, ten en cuenta que si, aun con el fallo, la fecha está dentro del año correcto, no habrá ninguna sanción, pero si se sobrepasa el año corriente, ahí sí que podemos enfrentarnos a sanciones que, por otra parte, son bastante cuantiosas.

Si el error está en los balances o cantidades que has aportado, debes acudir lo antes posible al Registro Mercantil donde presentaste las cuentas anuales, informar de tu caso y preguntar cómo debes subsanarlo. En la mayoría de los casos, simplemente tendrás que volver a presentar las cuentas anuales con las rectificaciones pertinentes, sin enfrentar ninguna sanción. Aunque esto depende mucho de cada caso y de la gravedad del error.

Ten en cuenta que, para modificar las cuentas anuales, aunque sea para rectificar posibles errores, se debe contar con la aprobación de la junta general de la empresa

 

Evita todos estos errores utilizando un programa de facturación

Para evitar cualquier problema, como los mencionados errores de fechas o cuantías, lo mejor es contar con un programa para hacer facturas. Esto es, un software o App que registra todos los movimientos y cuentas de la empresa, tanto las fechas, como las cuantías, como el concepto… De esta manera el programa guarda en tiempo real toda esta información de manera que, llegado el momento, solo tienes que descargarlos. 

Al registrarse de forma automática y en tiempo real, no debes preocuparte de que los datos sean o no correctos, ya que siempre o serán. 


El software de facturación Prockett es tu mejor alternativa

La mejor opción de entre los programas de facturación disponibles es, sin duda, Prockett. Con el software de Prockett podrás registrar toda la facturación de tu negocio en tiempo real, y administrarlo desde cualquier dispositivo, ya sea PC, tablet o smartphone. Olvídate de tener que registrarlo todo a mano y deja de preocuparte por posibles errores. 

Con Prockett, se terminaron los errores en las cuentas anuales de tu negocio, ya que se registrarán y guardarán de forma automática y podrás acceder a ellas en un solo clic.

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